|
Факсимиле: правила использования и риски
27.11.2009
Краткий обзор привил использования
Факсимиле - (от латинского fac simile – «сделай подобное») - печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица.
Не секрет, что использование факсимиле прочно вошло в обиход предпринимателей. Высокий объем исходящей документации как магнит притягивает бизнесменов к подобному способу экономии времени. Более того, очень часто руководитель вообще снимает с себя «бремя» подписания документов, передавая факсимиле и, соответственно, возможность его использования какому-то конкретному сотруднику организации.
Плюс – экономия времени руководителя и оперативность подписания определенного рода документации – очевиден. Но есть ли минусы и риски? Возможны ли негативные последствия использования факсимиле? Какие документы можно «подписывать» факсимиле, а какие категорически нельзя?
Термин «факсимиле» на законодательном уровне не определен. В Гражданском кодексе Российской Федерации (далее по тексту – «ГК РФ»), в пункте 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» он лишь упомянут:
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, количество случаев использования факсимиле невелико, его использование возможно, когда это прямо предусмотрено:
1) законом или иным правовым актом (пока таковых нет);
2) соглашение сторон.
При этом важно помнить, что само соглашение с контрагентом должно быть подписано собственноручно!
Таким образом, если условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи содержится в договоре/контракте, то оно не может быть распространено на сам договор, он подлежит оригинальному подписанию, но такое условие может содержать порядок и перечень документации, связанной с исполнением этого договора, подписание которых возможно при помощи факсимиле (заявки на поставку и проч.)
Также условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть предусмотрено отдельным соглашением сторон, положения которого распространяются на перечисленные в нем случаи и перечень документации.
Если указанные правила соблюдены, то факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись.
Ситуация совершенно меняется, если документы подписаны с использованием факсимиле, но без соответствующего соглашения сторон. Последствия в таком случае могут быть печальными. При возникновении спора с контрагентом договор, подписанный с использование факсимиле, может быть признан недействительным. То же касается и иной документации, оформленной с проставлением факсимиле. Конечно, если имеются доказательства, что контрагент последующими за таким «подписание» фактически действиями выразил свое согласие с содержащимися в такой документации обязательствами (оплатил товар со ссылкой на такой договор, сослался на него в переписке и т.д.), то ситуацию можно выправить. Но это будет стоить времени, нервов и сопутствующих расходов на ведение судебного разбирательства.
Альтернативой использованию факсимиле является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким ответственным и доверенным сотрудникам.
Итак, если Вы получили от контрагента документы, подписанные с использованием факсимиле, будь то договор, акт либо ответное письмо, то во избежание возможных проблем в будущем требуйте представления вам документов, подписанных собственноручно.
В рамках разумного риска представляется возможным использование факсимильного воспроизведения подписи на документах, не связанных со значительной материальной или иной ответственностью. Помните, что только наличие собственноручной подписи на документе предоставляет возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.
Даже наличие соответствующего соглашения об использовании факсимиле не ограждает вас от потенциального риска отказа контрагента от документа, подписанного с использованием факсимиле, и свою правоту вам придется доказывать уже в суде.
Помните, нельзя подписывать с использованием факсимиле:
- доверенности;
- трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
- векселя;
- документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса: Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности. Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой.
Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.
Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.
Если с использованием факсимиле будет подписан, например, счет-фактура, то с высокой степенью вероятности можно предположить, что в вычете НДС покупателю откажут. Конечно, это можно и нужно оспаривать, и положительная судебная практика по подобной категории дел имеется, но любо спор влечет дополнительные временные и финансовые затраты, которых можно избежать.
Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.
Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.
Отметим, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.
Иными словами, нужно помнить, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.
Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.
Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.
Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.
|
